I karriären

E-posttricket som gör vardagen enklare

Är din inkorg en enda röra? Att sålla bland e-postmeddelanden, prioritera, svara och hålla ordning kan lätt bli en tidskrävande syssla. Men det finns några enkla knep för att effektivisera och förenkla e-posthanteringen. Vi guidar dig steg-för-steg hur du tar kontroll över din inkorg!

Lösningen: Stjärnan (för Gmail-användare) och Flaggan (för Outlook-användare). Stjärnan hittar du till vänster om ämnesraden, Flaggan till höger om ämnesraden – och nej, de är alltså inte bara där för dekoration, de är där för att hjälpa dig att hålla ordning i din inkorg.

Så håller du ordning i din inkorg – steg för steg:

  1. Scanna av all oläst e-post. Är innehållet relevant och behöver läsas? Om inte, radera direkt.
  2. Krävs bara ett snabbt svar, som du dessutom har? Svara då direkt och radera eller arkivera.
  3. Stjärna/flagga all e-post som du bör svara på under dagen men som du inte kan svara på direkt. Låt ligga i inkorgen.
  4. Stjärna/flagga all e-post som kräver uppföljning men först längre fram i tiden. Spara i en mapp som du döper till ”E-post för uppföljning” eller liknande. När du flaggar/stjärnmärker, ställ då in om och i så fall när du vill ha en påminnelse att följa upp e-postmeddelandet. I Outlook – högerklicka på e-postmeddelandet & välj ”Följ upp” och sen ”Lägg till påminnelse”. I Gmail – klicka på klockan (Skjut upp).
  5. I slutet av varje dag (exempelvis under den där eftermiddagsdippen när du är för trött för att ta tag i något nytt) så går du igenom all e-post i inkorgen som är stjärnad/flaggad. Ta bort symbolen så snart du har svarat och arkivera.
  6. Om du av någon anledning fortfarande inte kan svara på ett e-postmeddelande så gör du stjärnan blå genom att klicka på den. Kan du inte byta färg på stjärnan? Då kan du ställa in fler färger under Inställningar > Stjärnor. Outlookanvändare kan istället flagga med blått genom att högerklicka och välja blått under ”Kategorisera”.
  7. Ny dag, nya möjligheter! Prioritera att svara på de e-postmeddelanden som är blåmarkerade, och glöm inte att ta bort symbolen och arkivera när du gjort det.

Voìla, ett lättöverskådligt system för inkorgen som endast kräver ett klick! Det är nästan barnsligt enkelt, men fungerar med säkerhet. Med det här systemet kommer du att känna att du har kontroll över din inkorg och vad som behöver prioriteras. Dessutom slipper du paniken som uppstår när ännu ett e-postmeddelande trillar in som du inte genast hinner svara på.

Ta kontroll över din inkorg idag!

Tipsa en vän!